Vertu með hlutverk innri vefs á hreinu

Innri vefur, eða innranet, er mikilvægasti staðurinn fyrir starfsmenn til að finna upplýsingar og leysa dagleg verkefni. Innri vefur þarf að hjálpa starfsmönnum að leysa lykilverkefni. Staður til að “gera hlutina” en ekki bara “lesa um hlutina”.

Sex grundvallarhlutverk innri vefs

James Robertson er afkastamikill og virtur sérfræðingur í innri vefjum

James Robertson skilgreinir fimm megin hlutverk fyrir innri vefi í bók sinni Designing Intranets. Creating sites that work.* Ég tek undir þetta en vil bæta við því sjötta.

• Efni. Uppspretta reglna, verkferla og annarra upplýsinga sem starfsmenn þurfa á að halda til að taka ákvarðanir og ljúka algengum verkefnum.
• Samskipti. Dreifileið til að koma á framfæri fréttum og öðrum skilaboðum til allra starfsmanna í fyrirtækinu. Um leið minnka áreiti í tölvupóstum.
• Samstarf. Vettvangur til að tengja fólk saman og staður þar sem fólk vinnur saman á netinu.
• Virkni. Staður til að gera hluti en ekki bara til að lesa, gera það mögulegt að ljúka algengum og mikilvægum verkefnum á netinu.
• Menning. Vefur sem endurspeglar menningu fyrirtækisins og færir fólk nær hvort öðru. Staður til að kynna og styðja við breytingar sem þarf að takast á við.
• Skemmtun. Maður er manns gaman. Umfjöllun og viðtöl við starfsmenn, leikir og hvatning til starfsmanna að deila efni gerir innri vef að eftirsóttari stað til að heimsækja.

Munur á ytri og innri vef

Stór munur á ytri og innri vef er hvernig honum er stjórnað. Innri vefir eru dreifstýrðari, efni kemur víðar að og fleiri setja inn efni en á ytri vef þar sem stjórn er miðstýrðari. Minni kröfur eru (því miður) yfirleitt gerðar til framsetningar, yfirlesturs og gæða efnis en á ytri vef. Þess sést fljótt stað þegar frá liður.

Agi í miðlun, stjórn og framsetningu efnis á ytri vef er yfirleitt mun meiri. Af þessum sökum eru innri vefir oft á tíðum alls ekki jafn notendavænir og ytri vefir þar sem fókusinn tapast gjarnan, sérstaklega eftir því sem tíminn líður. Megin orsökin er að innri vefir búa við meira frelsi í vefstjórn eins og áður segir.

Önnur stór breyting á innri og ytri vef er forsíðan. Á ytri vef fer vægi forsíðu sífellt minnkandi því notendur koma gjarnan inn á vefinn eftir öðrum leiðum, þ.e. úr leitarvélum, tenglum úr tölvupóstum, Facebook, Twitter, RSS o.fl. En á innri vef er forsíðan lykilsíða því hún er yfirleitt upphafssíða í vafra allra starfsmanna. Forsíða innranets þarf því að gæta þess að hafa mjög mikilvæga forgangsröðun og hafa sértakt vægi fyrir höfuðverkefnin. Auk þess fá fréttir yfirleitt betri sess en þarf á ytri vef.

Tvö lykilverkefni ráða úrslitum

Á innri vef eru tvö verkefni sem vefurinn stendur og fellur með.

• Símaskrá. Það þarf að vera til staðar vel uppfærð, hraðvirk og notendavæn skrá yfir símanúmer og helstu lykilupplýsingar um hvern starfsmann.
• Leit. Algengasta kvörtun varðandi innri vefi er “ég finn ekki neitt!”. Leit er gríðarlega mikilvæg á innri vef, mun mikilvægari en á ytri vef. Hún þarf að leita í öllum gögnum og þar sem innranet eru oft brotin í ýmsa undirvefi, skjalastaði og kerfi þá þarf hún að vera mun víðtækari en á ytri vef þar sem dugar að leita í texta og skjölum á einum og sama vefnum.

Verkefni eins og matseðill, aðgangur að verkfærum, fréttir og annað mikilvægt efni kemur þar á eftir.

Hvað gerir gæfumuninn?

Til að innri vefur standi undir nafni þá þarf hann að uppfylla eftirfarandi kröfur:

1. Virka vel. Mæta þörfum starfsmanna, einfaldur og þægilegur í notkun.
2. Vera gagnlegur. Aðstoða starfsmenn við að leysa dagleg verkefni.
3. Skila ávinningi. Augljóslega mikilvægt, annars fengi verkefnið ekki fjárveitingu.
4. Byggja upp traust og trúverðugleika. Vera vel við haldið, vel hannað og þess virði að nota. Mörg innranet flaska á góðri hönnun og uppbyggingu eða upplýsingaarkitektúr.
5. Endurspegla og styðja við fyrirtækjamenningu.
6. Vera áhugaverður. Efnið þarf að vera nægilega spennandi fyrir starfsfólk til að það nenni að skoða vefinn á hverjum degi og helst oft á dag.

Höfum hugfast að innri vefir eru aðeins nytsamir ef þeir gera það sem starfsmenn þurfa á að halda. Eins og aðrir vefir þá geta innri vefir verið afskaplega notendavænir en oftar, því miður, þá eru þeir gagnslitlir þar sem þeir klikka á því að bjóða upp á efni og virkni sem starfsfólk þarf á að halda.

Lykilatriði í að innri vefur verði vel heppnaður er að undirbúa verkefnið vel. Kynna sér ítarlega þarfir starfsmanna og fá þátttöku þeirra í undirbúningnum. Notendaprófanir eru afar mikilvægar og mikla vinnu þarf að leggja í upplýsingaarkitektúr og gæði efnis auðvitað.

Tengdar greinar

• Hver á innranetið?
• Gott innranet er forsenda góðrar afkomu
• Starfsmaðurinn ræður för á innri vefnum
• 10 bestu innri vefirnir 2013
• Stjórnendur takið innri vefinn alvarlega

* Greinin byggir að hluta til á bók James Robertson