Innri upplýsingamiðlun hefur verið vandræðabarn í flestum fyrirtækjum sem ég þekki til. Gjarnan munaðarlaust og vanfjármagnað. Þetta endurspeglast í endurgjöf starfsfólks sem oftast gefur upplýsingagjöf stjórnenda og almennt innri miðlun lága einkunn í vinnustaðagreiningum. Það er þó enginn skortur á kerfum og lausnum sem hægt er að grípa til en vandamálið er ekki tæknilegt. Annars værum við í góðum málum.
Í þessari grein varpa ég ljósi á stöðuna, skoða hana stuttlega í sögulegu ljósi, rýni hvaða hugbúnaður er í boði, tek fyrir tvö nýleg verkefni og enda á að teikna upp hinn fullkomna innri vef! Tekst mér það? Það er stóra spurningin.
Við höfum aldrei haft fleiri leiðir til að miðla upplýsingum á vinnustað. Samt heyrast sömu spurningarnar aftur og aftur: Hvar finn ég þetta? Hvaða útgáfa er rétt? Af hverju frétti ég ekki af þessu? Lausnin er ekki endilega enn eitt kerfið. Hún byrjar á skýrri ábyrgð, góðu skipulagi og virðingu fyrir tíma starfsfólks.
„Ég frétti þetta á kaffistofunni.“
„Það segir mér enginn frá neinu.“
„Spurðu bara Gunnu.“
Þessar setningar hljóma kunnuglega á mörgum vinnustöðum. Þegar starfsfólk þarf að eltast við svör, treysta á tilviljanakennd samtöl eða finna manneskjuna sem „veit þetta allt“, er upplýsingamiðlunin brothætt. Hún byggir á því að rétt fólk sé á réttum stað á réttum tíma. Og hún tekur tíma frá þeim verkefnum sem fólk var ráðið til að sinna.
Nýlega flutti ég fyrirlestur eða svokallaða hádegiskveikju Iðunnar um innri upplýsingamiðlun. Þessi grein byggir m.a. á þeim fyrirlestri en glærurnar hef ég gert aðgengilegar..
Í lok þessarar greinar geri ég tilraun til að setja upp hinn fullkomna innri vef með aðstoð Lovable gervigreindartólsins. Líklega hefur mér ekki tekist það en tilraun var gerð!
Tölvupóstur, Teams, SharePoint, sameiginleg drif, fræðslukerfi, gæðakerfi og spjallrásir. Hvert kerfi hefur sitt hlutverk. Vandinn kemur þegar starfsfólk þarf að giska á hvert á að leita.
Er verklagið í gæðakerfinu? Var nýja reglan send í tölvupósti? Er rétta skjalið á drifinu eða í Teams? Og er útgáfan sem ég fann enn í gildi?
Það er ekki nóg að upplýsingar séu til. Þær þurfa að vera auðfundnar, skiljanlegar og traustar.
Alþjóðlegar rannsóknir hafa lengi bent á hversu mikill tími fer í upplýsingaleit. McKinsey Global Institute áætlaði árið 2012 að þekkingarstarfsfólk verði tæplega fimmtungi vinnutímans í að leita að innri upplýsingum eða finna samstarfsfólk sem getur hjálpað við tiltekin verkefni. Það jafngildir nánast einum degi í fimm daga vinnuviku. Nýlegri rannsóknir benda til þess að staðan hafi ekki breyst en nánar má kynna sér þær í fyrirlestrinum.
Í vinnustaðagreiningum innan íslenskra fyrirtækja er einkunn fyrir upplýsingagjöf stjórnenda og innri miðlun yfirleitt langt undir meðaltalseinkunn fyrir aðra þætti svo sem sjálfstæði í starfi og félagsanda.
Þegar innri upplýsingagjöf gengur illa er freistandi að kenna kerfinu um. Stundum er sú gagnrýni réttmæt. En vandinn getur líka verið einfaldari, nefnilega að enginn hefur skýra ábyrgð á að sinna verkefninu.
Mannauður sér um starfsmannaupplýsingar. Markaðsfólk skrifar fréttir. Upplýsingatækni heldur kerfunum gangandi. Stjórnendur senda skilaboð eftir sínum leiðum. Allir gera eitthvað en hver tryggir að starfsfólkið finni það sem það þarf?
Innri miðlun þarf eiganda, markmið og tíma. Það er ekki nóg að hafa bara fjárveitingu fyrir hugbúnaðarleyfum, heldur þarf að vera svigrúm til að vinna efni, greina þarfir starfsfólks og fylgja verkefninu eftir.
Að tilnefna eiganda þýðir ekki að einn einstaklingur eigi að skrifa allt og svara öllum. Það þýðir að einhver beri ábyrgð á því að hlutverkin séu skýr og verkefnið falli ekki á milli.
Innri vefur hefur mörg hlutverk. Hann á ekki bara að vera fréttasíða eða geymsla fyrir skjöl. Hann þarf að hjálpa starfsfólki að leysa dagleg verkefni.
Hann getur líka tengt fólk saman, stutt samstarf og gefið menningu vinnustaðarins sýnilegan vettvang. Fréttir stjórnenda og upplýsingar um reglur skipta máli, en það gera líka viðburðir, viðtöl og það sem starfsfólkið sjálft hefur fram að færa.
Skipulagið þarf að fylgja verkefnum starfsfólksins og þörfum þess en ekki fylgja skipuriti fyrirtækisins. Sá sem vill vita hvernig hann sækir um frí á ekki fyrst að þurfa að vita hvaða deild ber ábyrgð á fríum.
Og aðgengið þarf að taka mið af vinnudeginum. Lausn sem virkar ágætlega fyrir fólk við skrifborð getur farið fram hjá þeim sem starfa í skóla, við umönnun eða er á vettvangi.
Þegar Meta (Facebook) ákvað að hætta með Workplace urðu mörg íslensk fyrirtæki að finna nýja leið. Þetta voru vond tíðindi fyrir fjölda fyrirtækja og stofnana hér á landa enda hafði Workplace náð mikilli fótfestu. En þarna var líka tækifæri til að hugsa upplýsingamiðlunina upp á nýtt og fara í tiltekt.
Í stórum dráttum sýnist mér vera þrjú kerfi í notkun á íslenskum vinnustöðum í dag: Workvivo, SharePoint með eða án Viva Engage og Avia. Öll kerfin geta sinnt hlutverki innri vefs og samskipta en eru í reynd afar ólíkar lausnir.
Meta mælti með Workvivo sem arftaka Workplace og yfirfærslan úr Workplace var tiltölulega auðveld. Styrkurinn er notendaupplifunin, fagleg innleiðing og möguleiki á eigin útliti. Veikleikinn er kostnaðurinn, sem er of hár fyrir mörg fyrirtæki en er í reynd á pari við kostnaðinn sem var við Workplace. Lausnin hentar sérstaklega þar sem starfsfólk er dreift og vinnustöðum þar sem þarf að takast vel upp með að byggja fyrirtækjamenningu.
SharePoint með Viva Engage er innifalið í Microsoft 365 og talar beint við Microsoft-tólin sem flest fyrirtæki nota þegar. Enginn leyfiskostnaður bætist við. Hins vegar krefst lausnin SharePoint-vinnu og notendaupplifunin er ekki alltaf jafn góð. Hún hentar fyrirtækjum sem eru þegar í M365-umhverfi og er vitaskuld freistandi lausn vegna kostnaðarins.
Avia er íslensk lausn frá Akademías sem sameinar fræðslu og samskipti á einum stað en Pósturinn er dæmi um fyrirtæki sem notar þá lausn. Styrkurinn er náin þjónusta og íslenskt umhverfi. Veikleikinn er að lítið fyrirtæki stendur að þróuninni. Lausnin hentar sérstaklega fræðsludrifnum vinnustöðum og víða er Avia fræðslukerfið í notkun þó innri vefs lausnin fylgi ekki alltaf með. Ég hef ekki komið sjálfur að innleiðingu á Avia lausn fyrir innri vefi en fengið kynningar á henni.
Engin þessara leiða er sjálfkrafa sú eina rétta. Valið ætti að byggjast á þörfum starfsfólksins, þeim kerfum sem fyrirtækið notar fyrir og því hversu mikla vinnu og kostnað það er reiðubúið að leggja í vefinn. Og sama hvaða kerfi er valið: innleiðingin skiptir sköpum. Það þarf að hafa stuðning stjórnenda, æskilegt er að skipa sendiherra í deildum, byggja upp efnisdagatal og vanda opnun þannig að nýr innri vefur fari ekki fram hjá neinum.
Ég hef komið að og þekki til innleiðinga á Workvivo og Sharepoint / Viva Engage. Hér fyrir neðan er stutt umfjöllun um tvö verkefni.
Hafnarfjarðarbær er dæmi um dreifðan vinnustað þar sem starfsfólk vinnur á mörgum sviðum og starfsstöðvum. Við flutning úr Workplace yfir í Workvivo þurfti að huga að mun fleiru en yfirfærslu gagna.
Yfir 2.000 starfsmenn nota innri vefinn daglega. Við flutning vefsins var hópum fækkað um 80% við tiltekt úr Workplace. Hópar með litla sem enga virkni voru teknir út.
Þetta er mikilvægur lærdómur. Flutningur í nýtt kerfi á ekki að vera flutningur á allri gömlu óreiðunni af gamla vefnum.
Heildarferlið tók um tólf mánuði, með þarfagreiningu, skoðun lausna, vali og undirbúningi. Innleiðingin sjálf tók tvo til þrjá mánuði frá því að samskipti við innleiðingarteymi Workvivo hófust. Gagna- og hópahreinsun tók um tvo mánuði.
Tíminn fór því ekki bara í að koma nýju kerfi í gang. Hann fór líka í að ákveða hvað ætti að fylgja með og hvernig halda mætti betra skipulagi til framtíðar.
Í viðtali um innleiðinguna sagði Ingvar Högni, stafrænn leiðtogi, m.a.: „Workvivo er fyrst og fremst hugsað sem snjallsímalausn og hægt að gera flestar aðgerðir í síma. Það heillaði okkur, því margt starfsfólk bæjarins situr ekki við tölvuna heldur er á ferðinni. Við urðum að taka tillit til þess.“
Nánar má lesa um innleiðinguna á vef bæjarins.
Hjá Eflu var farin önnur leið. Aldan, nýr innri vefur fyrirtækisins, byggir á SharePoint með Viva Engage fyrir samskipti. Lausnirnar eru hluti af Microsoft 365 umhverfi Eflu, svo ekki þurfti að bæta við leyfiskostnaði í uppbyggingu á nýjum vef. Innri vefurinn sem var fyrir var einnig í Sharepoint en án samskiptalausnar á borð við Viva Engage.
Áherslan var ekki á að finna allt upp á nýtt. Skipulagið var að miklu leyti kunnuglegt úr eldri vefnum en mikil tiltekt var gerð á efni.
Vefurinn nýtir líka tengingar við önnur kerfi. Upplýsingar um nýtt starfsfólk, afmæli og starfsmannaleit koma sjálfvirkt úr mannauðskerfinu Kjarna. Fréttir berast af efla.is og sérsniðnar viðburðaskráningar og biðlistar eru útfærðir með PowerApps.
Ekki síður mikilvægt er hvernig ábyrgðin er skilgreind í verkefninu en það var unnið í þéttu samstarfi þriggja eininga. Mannauður er eigandi vefsins, markaðsteymi ber ábyrgð á hönnun og fréttum og upplýsingatækni sér um tæknilega útfærslu og hýsingu. Síður hafa eigendur sem fá sjálfvirkar áminningar um uppfærslur. Framkvæmdastjóri er virkur í samskiptunum sem skiptir miklu máli fyrir almenna virkni á innri vef.
Teymið var sér meðvitað um að innri vefurinn þarf ekki að vinna hönnunarverðlaun. Hann þarf að virka fyrir fólkið sem notar hann og einhver þarf að halda honum við.
Gervigreind getur breytt því hvernig við nálgumst innri upplýsingar. Í stað þess að finna rétta leitarorðið og fletta löngu skjali getur starfsmaður spurt á venjulegu máli:
„Hvað á ég marga veikindadaga ef barnið mitt veikist?“
Vel útfærð gervigreindarlausn getur sótt upplýsingar úr viðeigandi gagnagrunnum og kerfum, tekið tillit til aðgangsheimilda og sett fram stutt svar með hlekk í efnið sem það byggir á. Hún þarf líka að geta sýnt auðmýkt og viðurkennt þegar heimildir duga ekki til að svara.
Þetta er spennandi þróun. En hún afnemur ekki þörfina fyrir gott efni og skýra ábyrgð.
Gervigreindin er jafngóð og efnið sem hún les. Ef reglurnar eru úreltar, útgáfurnar stangast á eða enginn veit hvaða skjal er rétt, hverfur vandinn ekki við það að setja spjallglugga fyrir framan hann. Við þurfum því áfram traust efni og upplýsingar.
Þó innleiðing á nýjum innri vef sé ekki áhlaupaverk þá má heldur ekki mikla það fyrir sér. Við eigum að borða fílinn í bútum. Þið getið t.d. byrjað á eftirfarandi:
Kannski kemur í ljós að þið þurfið nýjan innri vef. Kannski dugar að bæta leit, skipuleggja skjöl eða skýra hlutverk þeirra kerfa sem þegar eru til staðar.
Markmiðið er ekki að eignast enn eitt kerfið. Markmiðið er að starfsfólk þurfi síður að spyrja: „Hvar finn ég þetta aftur?“
Góð upplýsingagjöf snýst ekki um kerfi, hún er virðing fyrir tíma fólks.
Þó ég hafi komið að fjölda innri vefja og einn þeirra meira að segja hlotið alþjóðlega viðurkenningu (10 Best Intranets 2009, Nielsen Norman Group, fyrir innri vef Kaupþings) þá ætla ég ekki að gerast svo hrokafullur að ég hafi fundið hina einu sönnu lausn fyrir innri vefinn.
Ekkert fyrirtæki eða stofnun er fullkomlega eins. Hins vegar eru þarfirnar í grunninn ekki svo ólíkar sérstaklega þegar tekið er tillit til megin hlutverka sem innri vefir þurfa að sinna eins og rakið er í þessari grein (slepptirðu nokkuð að lesa hana og stökkst beint í lokakaflann?).
Hér fyrir neðan er örmyndband sem sýnir tillögu um hönnun á innri vef þar sem reynt er að mæta þörfum starfsfólks ímyndaða fyrirtækisins Bláafells. Gervigreindarleit er í forgrunni, gátt inn í helstu kerfi sem starfsfólk þarf dags daglega auk ýmissar miðlunar frétta, tilkynninga, viðburða, upplýsinga úr mannauðskerfi og auðvitað matseðilinn!
Ætlarðu svo að setja vefinn upp í hefðbundnu vefumsjónarkerfi, nota Sharepoint eða annað verkfæri?
Ef þú þarft aðstoð við þinn innri vef eða ráðgjöf um innri upplýsingamiðlun þá veistu hvert þú getur leitað.